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Stendaler Verwaltung setzt zunehmend auf elektronischen Schriftverkehr

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Von: Stefan Hartmann

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hand man are using a fax machine in the office, Business concept (pukphun1702)
Das Faxgerät in der Wohngeldstelle der Hansestadt war eine Zeit lang nicht erreichbar. Aber auch auf moderneren Wegen kann die Stadt Post empfangen. © pukphun1702 via www.imago-images

Kürzlich funktionierte das Fax in der Stendaler Wohngeldstelle nicht. Ganz zurückgeblieben in Sachen Digitalisierung ist die Verwaltung allerdings nicht.

Stendal - Während quasi in der gesamten Welt über Digitalisierung gesprochen wird, muss die Hansestadt Stendal den Ausfall eines Faxgerätes bekannt geben. Kurzfristig konnte die Wohngeldbehörde keine Faxe empfangen – stattdessen musste die zentrale Fax-Nummer genutzt werden.

Ein Umstand, der nötig war, so die Ursprungsmeldung der Stadt, weil die Wohngeldbehörde zahlreiche Faxe erhalte. Ganz auf dem Stand der 70er Jahre ist die Technik der Stadtverwaltung jedoch nicht, wie Stadtsprecherin Susanne Hellmuth auf AZ-Nachfrage erklärt: An erster Stelle stünden die Zuschriften per Post.

Zudem erhalte die Wohngeldstelle Unterlagen mittels persönlicher Abgabe, E-Mail und auch Fax. „Das Fax nimmt nur noch einen mittleren bis geringen Stellenwert ein.“ Jedoch nutzen viele Berufsbetreuer diese Art der Übermittlung. Weitere Nutzer seien Behörden wie Jobcenter, Landkreis und Banken sowie Pflegeeinrichtungen.

Dass sich das Fax eher auf einem absteigenden Ast befindet, zeigt sich auch in den Nachwehen der Corona-Krise. So habe in der Wohngeldstelle insbesondere der E-Mail-Verkehr zugenommen, die Zahl der Faxe jedoch nicht, erläutert Hellmuth.

Allgemein gewinne der sogenannte elektronische Rechtsverkehr seit einigen Jahren zunehmend an Bedeutung. Die Bezeichnung dient dabei als Überbegriff für sämtliche elektronische Kommunikationsmöglichkeiten zwischen Gerichten und Verwaltungsbehörden sowie Rechtsanwälten, Notaren, Unternehmen und der Bürgerschaften, die den gesetzlichen Anforderungen an einen sicheren Übermittlungsweg genügen.

Bereits 2018 mussten unter anderem Behörden, Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts einen Zugang zum elektronischen Rechtsverkehr öffnen. Dafür sei in der Regel ein sogenanntes „besonderes elektronisches Behördenpostfach“ (Bebpo) genutzt worden.

Mit dem Jahresbeginn ist für einige Bereiche dafür eine Nutzungspflicht in Kraft getreten, womit das Postaufkommen im Bebpo in der Hansestadt deutlich gesteigen sei. „Dieser Zuwachs wird weiter steigen, da sich auch immer mehr Bürgerinnen und Bürger einen Zugang zu diesem Kommunikationsweg beschaffen“, schlussfolgert die Stadtverwaltung.

In der Wohngeldstelle soll es auch Neuerungen geben. „Momentan arbeitet das Land Sachsen-Anhalt daran, E-Wohngeld einzuführen. Das heißt, Wohngeldanträge können auf elektronischen Wege über das Internet auf der jeweiligen Seite der Wohngeldbehörde gestellt werden. Dazu gehört das Ausfüllen des Antrages, eine elektronische Signatur (Unterschrift) sowie die Möglichkeit des Beifügens aller Dokumente“, erklärt die Hansestadt.

Um den steigenden Postein- und ausgang über das Bebpo handhaben zu können, plant die Hansestadt die Anschaffung einer virtuellen Poststelle. Dabei handelt es sich um eine Software, die den Ämtern die effiziente Nutzung des Bebpo ermöglichen und die Eingänge automatisiert weiterleiten soll.

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